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Nosotros

Misión

La Notaria Primera de Zipaquira, esta comprometida con la satisfaccion de sus cleintes y/o usuarios, a traves de la identificacion de sus necesidades y la oportuna solucion de las mismas, dando respuesta a los requerimientos actuales y adaptandose a las nuevas tecnologias.

La Notaria Primera de Zipaquira, busca satisfacer a los usuarios y/o clientes con alta calidad de sus servicios, con infraestructuras adecuadas y talento humano competente y comprometido, enmarcando en valores eticos que promueven los principios organizacionales, logrando la retribucion justa a nuestros empleados y usuarios, mediante el mejoramiento continuo, el fomento de la seguridad y salud en el trabajo y el cuidado del medio ambiente.

Misión

En el año 2021 queremos ser reconocidos por la etica institucional, nuestro compromiso con la satisfaccion permanente del cliente y el mejoramiento continuo, a traves de la calidad de nuestro servicio y la disposicion para responder a las necesidades de los mismos, apoyados en la capacidad del talento humano, promoviendo la implementacion de nuevas tecnologias, altos estandares de calidad, seguridad y salud en el trabajo.

La Notaria Primera de Zipaquirá cuenta con una moderna y amplia sede de dos pisos ubicada en el centro de la ciudad, cuenta con amplios espacios y con el personal idoneo para la continua mejora en la prestacion de servicio al cliente y asi poder satisfacer las necesidades de la comunidad.

Estructura Organizacional

Presentación de la Notaría. (Breve descripción de la Notaría).

Funcionarios

La Notaria cuenta con funcionarios capacitados para la atención de las necesidades de cada usuario, respaldo del Notario, quien se encarga de la asesoria de clientes,

Agilidad y celeridad en el trabajo, para un cliente satisfecho.

Normatividad

Es el conjunto de normas jurídicas que regulan la organización del notariado, la función notarial y la teoría formal del instrumento público

Transparencia

Señor usuario, usted tendrá acceso en este link  “Transparencia y acceso a información pública”, a la información de interés público, relevante y pertinente de la Notaría, de manera oportuna, completa, actualizada, de fácil acceso y compresible para todos. 

Informes

Los informes que presentan los Señores Notarios a la Superintendencia de Notariado y Registro son:
 
 

Datos abiertos

Número total de proyectos de escrituras públicas sometidas a reparto en virtud del artículo 86 de la Ley 1955 de 2019, número total de escrituras públicas de compraventa e hipoteca, total escrituras exentas y VIS, y la demás información que considere el señor Notario que sea aplicable.
 
Para el efecto, debe seguirse lo ordenado por la Resolución 3564 de 2015 de MINTIC.

Procesos y procedimientos

FUNCIONES DEL AREA DE ESCRITURACION
1 RECEPCION Y VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA LA REALIZACION DE LA MINUTA
2 ELABORACION DE LA RESPECTIVA ESCRITURA PUBLICA
3 TOMA DE FIRMAS Y HUELLAS A LOS USUARIOS
4 PRELIQUIDACION DE LOS GASTOS NOTARIALES E IMPUESTOS A PAGAR
5 REVISION Y CIERRE DE LAS ESCRITURAS APROBADAS POR EL SEÑOR NOTARIO
6 PROCESO DE COPIAS A ENTREGAR AL USUARIO
7 ELABORACION DE INFORMES 
7,1 RON Y ROS
7,2 SUCESIONES 
7,3 CONCILIACIONES 
8 ELABORACION DE CERTIFICADOS, VIGENCIAS Y ACTAS 
9 ELABORACION DE CONCILIACIONES 
FUNCIONES DEL AREA DE CONTABILIDAD 
1 ELABORACION DE INFORMES MENSUALES A PRESENTAR ANTE LAS RESPECTIVAS ENTIDADES
1,1 INFORME ESTADISTICO A PRESENTAR ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
1,2 INFORME DE RECAUDOS ANTE LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
1,3 FORMULARIOS DE LA DIAN ( FUENTE, IVA, ADMINISTRACION DE JUSTICIA Y PAZ,ETC.)
2 CARGUE DE LA INFORMACION EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD 
3 REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 
4 ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 
FUNCIONES DEL AREA DE GESTION HUMANA 
1 LIQUIDACION DE NOMINAS Y DEMAS CONCEPTOS DEL PERSONAL 
2 SEGUIMIENTOS DE LAS FUNCIONES 
2,1 PAUSAS ACTIVAS 
2,2 SEGURIDAD Y GESTION EN EL TRABAJO 
2,3 EL BUEN USO DE LAS INSTALACIONES DE LA NOTARIA 
2,4 LA BUENA HIGIENE Y PRESENTACION DEL PERSONAL Y SU AREA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL AREA DE PROTOCOLO Y COPIAS 
1 FOTOCOPIAR LAS ESCRITURAS PRINCIPALES Y LAS SEGUNDAS QUE LOS USUARIOS SOLICITEN
2 REALIZAR EL ESCANEO Y LIQUIDACION DE LOS RESPECTIVOS BOTONES DE PAGO (BENEFICIENCIA Y REGISTRO)
3 ENTREGAR LAS COPIAS DEBIDAMENTE ENUMERADAS CON LOS SELLOS Y FIRMAS CORRESPONDIENTES
4 ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LAS ESCRITURAS NUMERICAMENTE CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS 
5 ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
6 FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO
7 MANTENER ORGANIZADO Y CONSERVADO EL AREA DE PROTOCOLO 
FUNCIONES DEL AREA DE AUTENTICACIONES Y BIOMETRIAS
1 RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VA AUTENTICAR CON EL SISTEMA BIOMETRICO
2 REALIZAR EL DEBIDO PROCEDIMIENTO DE COTEJO Y DEMAS DEL SISTEMA BIOMETRICO 
3 ENTRAGAR LA FACTURA PARA SU DEBIDO PAGO 
3 ENTREGAR EL DOCUMENTO AUTENTICADO CON SELLOS Y FIRMAS AL USUARIO
4 RECIBIR, DISTRIBUIR Y COORDINADAR LA ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA AL DESPACHO 
5 RECEPCION DE LAS MINUTAS Y DE ELABORAR EL REPARTO DEL MISMO 
6 RECEPCION DE LAS SOLICITUDES DE MATRIMONIO
7 DILIGENCIAMIENTO DEL LIBRO ALFABETICO Y CRONOLOGICO
8 ESCANEAR LOS PODERES Y SALIDAS DEL PAIS QUE SE DEBAB SUBIR  A LA PLATAFORMA VUR 
9 REALIZAR Y LLEVAR EL LIBRO DE FIRMAS REGISTRADAS CON SUS DEBIDOS ANEXOS 
10 APOYO DE ENTREGAS DE COPIAS Y SEGUNDAS COPIAS DE ESCRITURAS PUBLICAS 
FUNCIONES DEL AREA DE DECLARACIONES EXTRAPROCESO 
1 ELABORACION DE LAS DECLARACIONES EXTRAPROCESO QUE INDAGA EL USUARIO
2 TOMAR FIRMAS Y HUELLAS AL USUARIO
3 TOMAR FIRMA AL SEÑOR NOTARIO
4 ESCANEAR Y/O FOTOCOPIAR LA DECLARACION EXTRAPROCESO 
5 APOYO EN EL AREA DE PROTOCOLO 
6 APOYO EN EL AREA DE REGISTRO CIVIL 
7 APOYO CON EL CIERRE DE LAS SEGUNDAS COPIAS 
FUNCION DEL AREA DE REGISTRO CIVIL 
1 RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE ENTREGA EL USUARIO PARA ELABORAR EL REGISTRO CIVIL 
2 ELABORACION DEL REGISTRO CIVIL CON LA PLATAFORMA QUE DIO LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL 
3 TOMAR LAS DEBIDAS HUELLAS AL RECIEN NACIDO COMO AL DECLARANTE CON SU FIRMA 
4 ENTREGAR EL COMPROBANTE DE REGISTRO 
5 EXPEDIR LAS COPIAS DE REGISTRO CIVIL QUE LOS USUARIOS SOLICITEN 
6 MANTENER ORGANIZADO EL AREA Y VELAR POR LA CONSERVACION  DEL PROTOCOLO DE REGISTRO CIVIL 
7 ELABORACION Y ENVIO DE INFORMES A LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL 
8 ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LOS REGISTROS NUMERICAMENTE CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS 
9 ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
10 FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO
11 APOYO EN EL AREA DE PROTOCOLO DE ESCRITURACION
FUNCIONES DEL AREA DE CAJA Y/O FACTURACION 
1 RECIBIR EL PAGO DE LOS SERVICIO NOTARIALES E IMPUESTOS QUE SE GENEREN EN EL DESPACHO NOTARIAL 
2 REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES 
3 APOYAR AL AREA DE CONTABILIDAD 
4 APOYAR AL AREA DE AUTENTICACION 
5 REGISTRA LOS PODERES AL REPOSITORIO DE PODERES - VUR
6 MANTENER ACTUALIZADO LOS CORREOS EMAIL DE LA NOTARIA 
7 ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y SOLICITUDES DE REGISTRO CIVIL Y SEGUNDAD COPIAS QUE SE SOLICITAN POR LOS CORREOS EMAIL
8 HACER EL PAGO DE RECAUDOS E IMPUESTOS GENERADOS POR LA NOTARIA 
9 ELABORACION Y EXPEDICION DE LAS FACTURAS 
10 ALIMENTAR LA PLATAFORMA VUR CON  LAS SALIDAS DEL PAIS DE MENORES DE EDAD 
11 REALIZAR EL CIERRE DE CAJA CON SU RESPECTIVO ARQUEO AL AREA DE CONTABILIDAD 

 

Información adicional

En está sección encontrará la información general o adicional útil para los usuarios, ciudadanos o grupos de interés.

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