DEPENDECIAS DE LA NOTARIA PRIMERA DE ZIPAQUIRA
PISO 1.
1. AREA DE AUTENTICACION: Adelantar el trámite para la autenticación de las copias mecánicas, así como de la firma y huella dactilar en sistema biométrico de los usuarios que así lo demanden, para que la notaría los autorice. Debiendo identificar plenamente a los usuarios, con los documentos idóneos para el efecto como son: cédula de ciudadanía para nacionales colombianos; pasaporte para extranjeros sin domicilio en Colombia y cédula de extranjería para extranjeros domiciliados en Colombia
Elaborar tarjetas de registro de firmas de usuarios que desean y puedan tener su firma registrada en la notaría. Igualmente deberá mantener actualizado el registro de dichas firmas.
2. AREA DE CAJA: Liquidar y recaudar los derechos notariales e impuestos que se causen con ocasión a la prestación del servicio notarial en lo que respecta a: Autenticaciones, declaraciones extra juicio, expedición de copias de protocolo, expedición de copias de registro civil, derechos por conciliaciones y derechos de escrituración y otros.
3. AREA DE VENTANILLA UNICA DE REGISTRO – VUR: Administración, control y mantenimiento de la plataforma en cuestión de información actualizada de los hechos que se realiza en el despacho de interés global de otros despachos.
- -Actualización del repositorio de poderes
- -Actualización de las salidas del país de menores de edad
- -Actualización de documentos para apostillar
- -Extraer la información que reposa en la base de datos de la Notaría, para efectos de generar los informes que periódicamente se deben presentar a las distintas autoridades.
- -Liderar al manejo del aplicativo de la VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO “VUR”
4. AREA DE COPIA DE ESCRITURAS: Elaboración de las copias que van con destino a las entidades pertinentes, organizando y administrando los documentos que forman las escrituras públicas, e igualmente efectuar ante los sistemas de Beneficencia (Gevir) y de registro (REL), los debidos recibos de pagos para que los usuarios realicen sus pagos y terminen a feliz término su proceso de escrituración.
5. AREA DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Realizar el proceso de radicación, brindándole al usuario toda la información concreta, exacta y específica sobre todos los documentos que se requieren para el otorgamiento de una escritura pública, teniendo en cuenta la normatividad vigente.
6. AREA DE DIGITACIÓN: Elaborar las minutas de los actos o negocios jurídicos que los usuarios pretendan solemnizar por escritura pública, verificando que se aporten para su protocolización o mera consulta la documentación necesaria para cada escritura según la clase de negocio o acto jurídico.
7. AREA DEL ASESOR JURÍDICO: Prestar el servicio de revisión de los actos y negocios jurídicos que se pretenden solemnizar mediante escritura pública, haciendo el control de legalidad que formalmente les corresponde a los notarios.
Asesorar a los usuarios para que los actos o negocios jurídicos que se pretenden formalizar por escritura pública tengan plena validez a la luz de la legislación.
8. DESPACHO DEL NOTARIO: Lugar donde el notario presta su servicio de colaboración como prestador de un servicio público, como es el de dar Fe Pública, revistiendo de seguridad jurídica los actos, hechos y negocios jurídicos celebrados por cualquier clase de persona o entidad.
La función fedataria es rogada, pues solo se presta a solicitud del interesado, salvo las escrituras que llegan por reparto.
El notario debe asesorar con imparcialidad a los usuarios que demanden sus servicios, aconsejándoles de forma conciliadora, ejerciendo el control de legalidad que le corresponde, velando por la regularidad formal de los instrumentos que autoriza, mas no por la veracidad de las declaraciones contenidas en los mismos.
PISO 2
9. AREA DE DECLARACION EXTRAJUICIO Y/O EXTRAJUDICIAL: Elaborar declaraciones juramentadas, debiéndose copiar fidedignamente lo manifestado por el declarante bajo la normatividad vigente.
10. ÁREA DE REGISTRO CIVIL: Inscribir el registro civil en el sistema creado por la Registraduria del Estado Civil Colombiano, los hechos relacionados con el estado civil de las personas, con el fin de darles publicidad e identificar frente a la sociedad a las personas que demanden el servicio; de igual forma mantener el protocolo de los registros civiles anteriores y la expedición de las copias que la comunidad solicite para sus trámites.
11. AREA DE PROTOCOLO: Organizar y administrar los documentos que forman parte del protocolo de escrituras públicas, conservándolo y custodiando para garantizar su estado e integridad, permitiendo su consulta por parte de los usuarios y de los funcionarios de la notaría cuando así se requiera y como también de la expedición de las copias que la comunidad solicite para sus trámites.